Добрый день!
Предлагаю разработать методические рекомендации или гайд по работе с обращениями, поручениями, резолюциями и всего к этому прилагающегося.
Я думаю, что у всех наших сотрудников достаточно большие объемы работы и много процессов, которые нужно незамедлительно выполнять и поддерживать, в целом наша работа не останавливается никогда. И все постоянно держать в голове, а также помнить не возможно.
Разработка такого документа позволит новым сотрудникам, а также уже опытным специалистам оптимизировать рабочий процесс и с большим пониманием выполнять поставленные задачи.
Что предлагаю внести в методические рекомендации:
– типовые резолюции.
Пример ситуации: поступают документы с резолюциями от разных руководителей: «для проработки вопроса и предложений по решению», «для рассмотрения и подготовки ответа», «Для подготовки проекта ответа», «для рассмотрения и направления ответа. Срочно».
Причина: тяжело как минимум определить за чьей подписью делать ответ (за подписью своего непосредственного руководителя или вышестоящего). Нужно связаться с приемными, уточнить что с этим делать и в целом потратить не мало времени, чтобы все таки понять как правильно поступить.
Предложение: разработать проект типовых резолюций, пусть их будет не много, но чтобы точно было понятно. Дополнительно предлагаю рассмотреть вопрос о внедрению этих типовых резолюций в СЭДД, чтобы руководителям не их заучивать и в случае нехватки времени они могли быстро отписать, а мы быстро отработали.
– согласования проектов ответов с управлением по обращениям граждан.
Пример ситуации: при подготовке ответа на запросы информации от Федеральных органов (администрация президента или по поручению Губернатора области) либо при очень сжатых сроках рассмотрения, в целом нужно не забыть заложить разные сроки согласования проекта ответа с управлением по работе с обращениями граждан.
Причина: Не во всех министерствах и управлениях есть отдельные сотрудники работающие только с обращениями. В случае когда вышеуказанные запросы или обращения поступают с разной периодичностью сотруднику (лично мне) затруднительно выискивать документы, которые помогут вспомнить сколько необходимо заложить дней на согласование, при этом учесть есть ли вообще такая возможность или что делать в случае когда произошла ситуация когда два требования к согласованиям объединились в одной задаче, какой срок принимать? (зачастую при запросе информации в карточке документа указан контрольный срок и не всегда понятно это срок до которого нужно направить ответ или срок согласования, так как он может отличаться от того, который указан в 59-ФЗ. Я чаще всего принимаю эту дату как контрольную для отправки ответа и еще меньше остается времени на рассмотрение вопросов).
Предложение: простыми, понятными словами прописать сколько дней на какие согласования. В случае если срок ставится для подготовки ответа, тогда ставить по 59-ФЗ, если все таки срок для согласования это тоже уточнить в методических рекомендациях. Также при возможности разработать шаблоны, чтобы сократить время на согласование.
Если помимо согласований проектов ответов на обращения действуют еще виды согласований, в которых присутствуют разные тонкости, то их тоже внести.