Информация о предложении № И-90
Предложение реализовано
0
0
Управление государственной архивной службы Новосибирской области
Электронный документооборот
Онлайн архивный консультант
Предложение
Создать онлайн сайте Архивный консультант 1. Чат бот: - с пользователями архивной информацией, подскажет как вести поиск информации по составлению родословия в архивах НСО, подскажет как записаться в читальный зал архива НСО проконсультирует как оформить запрос в архив как социально-правового характера так и тематического, ознакомит с услугами архива; - с источниками комплектования ликвидированных организаций даст краткую инструкцию как передать на хранение в архив дела. 2. Проверочный лист - позволит пройти проверку организациям на предмет соблюдения требований архивного дела по результатам которого будут формироваться рекомендации 3. Общий каталог нормативно правовой базы архивного дела
Какие задачи решает Ваше предложение?
Позволит решить следующие задачи: 1. уменьшить нефондовых запросов в архив; 2. упорядочить и обеспечит передачу дел в архив; 3. обеспечение сохранности документов в ведомственных архивах и усовершенствование документоведения организаций 4. просвещение в области архивного дела и документоведения
Как Вы можете поучаствовать в реализации Вашего предложения?
Разработка алгоритмов
Автор: Чистотин А.И.
Дата создания: 17.11.2022
Последнее изменение от: 28.07.2025
  • 13.04.2023 11:29
    Модератор инициатив
    Предложение реализовано
    Уважаемый Алексей Иванович! Благодарим за активную позицию и направление инициативы на портал «Есть предложение!» Для оказания помощи физическим и юридическим лицам по вопросам оказываемых услуг, а также подготовки и передачи архивных документов на государственное хранение на официальном сайте государственного архива (https://archive.nso.ru) размещен чат-бот. Данный чат-бот позволит пользователям задать любой интересующий вопрос об особенностях работы сайта и получить на них ответ. Таким образом, в течение ноября 2022 – марта 2023 года Ваша инициатива поэтапно реализована в полном объеме.
  • 01.02.2023 12:11
    Модератор инициатив
    Предложение на рассмотрении
    Перенаправлено Уважаемый Алексей Иванович! 1. По вопросам поиска информации по истории рода и составления родословной, записи в читальный зал государственного архива, порядка оформления социально-правовых и тематических запросов – создать чат-бот (без использования искусственного интеллекта) на интернет-портале «Мультимедийный архив Новосибирской области» (далее – интернет-портал). Сотрудниками государственного казенного учреждения Новосибирской области «Государственный архив Новосибирской области» (далее – государственный архив) 10.12.2022 года разработано техническое задание на оказание услуг по разработке чат-бота для интернет-портала, 14.12.2022 заключен государственный контракт на оказание названной услуги. В январе 2023 года сотрудниками государственного архива исполнителю переданы списки вопросов и ответов для составления алгоритмов обучения чат-бота. В настоящее время идет приемка результатов исполнения по внедрению базовой части, до конца февраля должен быть принят второй этап – алгоритмы обучения (вопросов-ответов) и их загрузка в чат-бот с размещением его на интернет-портале и началом функционирования. Возможность встраивания чат-бота на официальном сайте государственного архива (https://archive.nso.ru) для оказания помощи физическим и юридическим лицам по вопросам оказываемых услуг, а также подготовки и передачи архивных документов на государственное хранение, будет рассматриваться после реализации чат бота на интернет-портале. 2. Для оказания помощи организациям государственному архиву было рекомендовано разработать опросные формы на две оказываемые услуги: проведение комплексного обследования состояния делопроизводства и ведомственного хранения документов организации, не являющейся источником комплектования Архива, и проведение обследования состояния дел (документов) организации, не являющейся источником комплектования Архива, с их последующим размещением на официальном сайте учреждения https://archive.nso.ru. В процессе подготовки, чтобы не дублировать вопросы, принято решение о разработке единой опросной формы (проверочного листа), охватывающей вопросы состояния делопроизводства и ведомственного хранения документов организации (обследования состояния дел (документов) организации). Опросный (проверочный) лист размещен на официальном сайте государственного архива https://archive.nso.ru/page/823. 3. Государственным архивом проведена доработка действовавшего на официальном сайте раздела «Документы», в результате нормативные правовые и иные акты, а также другие документы, относящиеся к архивной деятельности, разграничены следующим образом: 1) нормативные правовые акты и другие документы в сфере архивного дела; 2) методические рекомендации, инструкции, памятки и другие документы по организации делопроизводства, упорядочения, обеспечения сохранности и передачи архивных документов; 3) самообследование по опросному (проверочному) листу. 4. Разработка ресурса «Для организаций», в котором будут размещены нормативные правовые акты, содержащие обязательные требования в сфере архивного дела, инструктивные и методические материалы федерального и регионального уровней (типовые и примерные положения об архиве, экспертной комиссии, номенклатуры дел, перечни документов со сроками хранения, требования к инструкциям по делопроизводству и другие) будет осуществлена до 20.02.2023.
  • 01.12.2022 14:44
    Модератор инициатив
    Предложение поддержано
    О результатах рассмотрения инициативы И-90 от 18.11.2022 Для всестороннего рассмотрения инициативы, поступившей на специализированный портал «У меня есть предложение», руководители управления встретились с ее автором. Обсуждение основных аспектов предложения прошло совместно с представителями государственного архива, так как инициатор пояснил, что видит необходимость создания онлайн-сайта «Архивный консультант» именно на информационных ресурсах учреждения. По итогам встречи предложение поддержано и принято ко внедрению, при этом учитывая значительные финансовые затраты на разработку и техническое сопровождение чат-бота (с использованием искусственного интеллекта), а также требующиеся для этого временные и трудовые ресурсы, решено реализовать инициативу следующим образом (см. прикрепленный файл) . В процессе обсуждения посчитали необходимым разработку аналогичного созданному управлением на официальном сайте ресурса «Для организаций», в котором размещены нормативные правовые акты, содержащие обязательные требования в сфере архивного дела, инструктивные и методические материалы федерального и регионального уровней (типовые и примерные положения об архиве, экспертной комиссии, номенклатуры дел, перечни документов со сроками хранения, требования к инструкциям по делопроизводству и другие). Срок разработки названного раздела государственным архивом до 20.02.2023, кроме того, в данном разделе будет предусмотрен подраздел для ликвидирующихся организаций.
  • 18.11.2022 15:15
    Модератор инициатив
    Предложение на рассмотрении
    Отправлено на голосование
  • 18.11.2022 15:15
    Модератор инициатив
    Предложение на рассмотрении
  • 17.11.2022 15:57
    Модератор инициатив
    Предложение на модерации
    Предложение создано на портале и отправлено на модерацию!
  • 17.11.2022 00:00
    Модератор инициатив
    Предложение создано