Информация о предложении № И-173
Предложение реализовано
121
-3
Департамент организации управления и государственной гражданской службы
Электронный документооборот
Дистанционное уведомление о начале отпуска
Предложение
В настоящее время в большинстве ОИОГВ ознакомление госслужащего и работника о начале отпуска осуществляется на бумажных носителях. При этом в любом случае работник кадровой службы осуществляет следующие действия (в разной вариации) : - сверяется с графиком отпусков; - готовит уведомления в напечатанном виде; - обзванивает госслужащих и работников и просит работников подойти расписаться в уведомлении (направляет работникам и госслужащих их по электронной почте); - затем сотрудник кадровой службы уже непосредственно знакомит с уведомлением под роспись госслужащего или работника. Все это образует трудоемкость и непроизводительные затраты , обуславливает наличие ошибок в датах, несоблюдении сроков уведомления предусмотренных законом. Отдельно стоить отметить те органы исполнительной власти, которые имеют территориально удаленные структурные подразделения. В них своевременное и законное уведомление работника (госслужащего) становится настоящим квестом. Сократить трудозатраты, минимизировать ошибки, обеспечить госслужащему удобство позволит дистанционный способ уведомлении о начале отпуска. Дистанционный способ можно реализовать следующим способом: 1. Уведомление автоматически формируется через обращение к графику отпусков ОИОГВ сформированному в 1 с на начало года. 2. Сформированное уведомление направляется работнику в разных вариациях: - в личный кабинет; - на электронную почту - (по аналогии с расчетным листком); Разумеется, переход на дистанционный способ уведомления нужно оговорить в правилах служебного распорядка и трудового распорядка. Кроме того, очевидной представляется доработка личного кабинета в части информационного наполнения раздела личного кабинета ГГС "Отпуска". На сегодняшний день госслужащему отображается информация о положенных по закону днях отпуска в разрезе видов отпуска и остаток отпуска на дату входа в личный кабинет. Запланированные даты отпуска не отображаются. Очень удобно было бы получать информацию о запланированных датах отпуска в личном кабинете, поскольку эта информация является самой важной для работника.
Какие задачи решает Ваше предложение?
Снижение трудоемкости в выполнении затрат Цифровизация процессов Минимизация ошибок обусловленных человеческим фактором Ориентация кадровой службы на потребителя своих услуг (работника и госслужащего)
Как Вы можете поучаствовать в реализации Вашего предложения?
Помочь в составлении технического задания.
Автор: Иконников А.В.
Дата создания: 19.05.2023
Последнее изменение от: 25.01.2024
  • 25.01.2024 17:54
    Предложение реализовано25.01.2024Дата реализации
    Уважаемый Александр Владимирович! Ваше предложение в части информирования государственных гражданских служащих Новосибирской области о запланированных датах отпуска в «Личном кабинете ГГС» реализовано. В настоящее время в разделе «Отпуск» автоматически отображаются планируемые периоды отпуска в соответствии с графиком на текущий календарный год. Часть третья статьи 123 Трудового кодекса Российской Федерации обязывает работодателя извещать каждого работника о времени начала его отпуска не позднее чем за две недели под роспись. Направление уведомления гражданскому служащему (работнику) в личном кабинете КУ ГГС НСО или на электронную почту не обеспечит исполнение указанной нормы в виду отсутствия на данный момент возможности его подписания гражданским служащим (работником) посредством использования электронной подписи. Вместе с тем, работа над реализацией Вашего предложения выявила возможность дальнейшего улучшения 1С КУ ГГС НСО в части формирования уведомлений с автоматической регистрацией, что уменьшит нагрузку на кадрового работника, минимизирует ошибки и оптимизирует рабочий процесс кадровой службы. Благодарим за проявление инициативы и обращение на портал!
  • 27.06.2023 14:07
    Предложение поддержано
    Благодарим Вас за предложение № И-173 по оптимизации процесса уведомления гражданских служащих и работников областных исполнительных органов государственной власти Новосибирской области о начале отпуска. Предложение рассмотрено департаментом совместно с министерством цифрового развития и связи Новосибирской области (далее – Минцифра НСО) и признано перспективным в реализации. Функционал личного кабинета гражданского служащего в течение месяца доработан в части отражения в разделе «Отпуска» информации о планируемых периодах отпуска в соответствии с графиком на текущий календарный год. Минцифрой НСО проведено обследование существующей ведомственной государственной информационной системы «Кадровый учет государственных гражданских служащих Новосибирской области» (далее – КУ ГГС), имеющихся ресурсов государственной информационной системы «Система электронного документооборота и делопроизводства Правительства Новосибирской области» (далее – СЭДД), исследован опыт работы исполнительных органов государственной власти других регионов Российской Федерации, а также определен перечень кадровых документов, перевод которых возможен в электронный вид и определены процессы, которые сопровождают ход этих кадровых документов. На основе анализа сделан вывод о возможности перевода на кадровый электронный документооборот (далее – КЭДО) два бизнес-процесса «Командировка» и «Отпуск», для чего потребуется существенная модернизация КУ ГГС в части обеспечения ведения процессов инициации, согласования, утверждения и ознакомления с кадровыми документами КУ ГГС в электронном виде. Указанная модернизация потребует значительных финансовых затрат. Возможность увеличения финансирования для создания и обеспечения работы функционала КУ ГГС в настоящее время прорабатывается департаментом и Минцифрой НСО.
  • 23.05.2023 10:46
    Модератор инициатив
    Предложение на рассмотрении
    Департамент организации управления и государственной гражданской службы администрации Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области
  • 19.05.2023 12:26
    Модератор инициатив
    Предложение на модерации
    Предложение создано на портале и отправлено на модерацию!
  • 19.05.2023 00:00
    Модератор инициатив
    Предложение создано
Иконников А.В.
01.06.2023 17:42
Смысл цифровизации в сокращении операций выполняемых человеком. В варианте "дублирование" - эти операции добавляются. Отметка об ознакомлении не требуется в случае если ее заменить внесенное в служебный распорядок и трудовой распорядок условие -о дистанционном уведомлении об отпуске. Данный вывод уже сформирован пятилетней практикой деятельности организаций освоивших цифру раньше (в части оптимизации КД), есть разъяснения Роструда (Письма Роструда от 30.07.2014 N 1693-6-1, от 22.03.2012 N 428-6-1),. Проведите аналогию с расчетным листком- да только удобнее стало - что все хранится в почте или личном кабинете.
Литовская Э.А.
31.05.2023 14:30
Полагаю, что дистанционное уведомление возможно только в порядке дублирования, но не как основное уведомление. На уведомлении должна быть отметка об ознакомлении сотрудника. Электронная почта -ненадежная платформа.
Кандемир Е.В.
26.05.2023 13:29
В связи с ежедневным использованием госслужащим электронной почты, предлагаю предусмотреть дублирование уведомления об отпуске на его электронную почту.